某公司文件管理製度分析(doc 6頁)

某公司文件管理製度分析目錄：
第一節 總則
第二節 收文的管理
第三節 發文的管理
第四節 發文程序與要求
第五節 文件的借閱和清退
第六節 文件的立卷與歸檔
第七節 文件的銷毀

某公司文件管理製度分析內容提要：
公文的簽收
凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由公司收發員登記簽收後交綜合辦拆封。在簽收和拆封時，收發員和綜合辦人員均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。
公文的編號保管
綜合辦對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封後，也應交綜合辦辦理正常手續。
本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交綜合辦進行登記編號保管，不得個人保存。
公文的閱批與分轉
凡正式文件均需由綜合辦主任根據文件內容和性質閱簽後，由綜合辦幹事分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
一般函、電、單據等，由綜合辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應同主辦部門聯係後再分轉處理。
為加速文件運轉，綜合辦應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
文件的傳閱與催辦。
傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交綜合辦，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，綜合辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
文件閱完後，應送交綜合辦，切忌橫傳。
綜合辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並征得綜合辦同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

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