人事檔案管理製度及相關表格(doc 36頁)

內容摘要
一、電子檔案管理
1．電子信息錄入：檔案管理員必須在員工入職(含新入職人員、離職返聘、實習人員)當天及時對其所有相關個人信息進行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職後一個星期之內全部錄入EAS人事係統。
2．電子信息更新：員工個人信息發生變動時，需及時對其電子信息進行更新。
二、紙質資料管理
（一）收集
檔案管理員在收集人事檔案資料時，要仔細核對資料信息，保證資料完整、真實、有效，資料收集齊全後須及時整理歸檔。
（二）整理
1．人事檔案分類
人事檔案紙質資料大致分為基本檔案資料、其他檔案資料、離職檔案資料三大類；其中基本檔案資料和其他檔案資料屬於在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時需要辦理的資料。
（1）基本檔案資料
①管理人員基本檔案資料主要包括：實習期資料（校園招聘大學生）、入職基本資料、試用期資料、轉正資料、證件（書）資料共五類；
員工基本檔案資料主要包括：入職基本資料、試用期資料、轉正資料、證件（書）資料共四類；
（2）其他檔案資料
①其他檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會根據實際情況定期或不定期的更新。
②其他檔案資料分類
累積類資料：是指不可用新版替代舊版的其他檔案資料，這一類資料需要累積存入人事檔案中；
更新類資料：是指可用新版替代舊版的其他檔案資料，這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出，新版存入）。
③管理人員其他檔案資料（累積類）主要包括：培訓（學習）總結資料、管理幹部履曆表及幹部直係家屬工作情況登記表、任免類文件、調動交接資料共四類；其他檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協議、廉潔協議資料、體檢資料共兩類。
員工其他檔案資料（累積類）主要包括：培訓（學習）資料、調動交接資料兩類；其他檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協議資料、廉潔協議資料、體檢資料兩類。
（3）離職檔案資料
離職檔案資料是指在辦理離職手續時需填寫、上交、歸檔的檔案資料。

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