某酒店合同保管規定(doc 1頁)

某酒店合同保管規定內容提要：
1、所有合同要統一編號管理。
2、所有合同原件一式兩份，對方一份，我方一份，我方一份暫交由財務室統一保管，執行部門留複印件，以便合同履行。
3、合同簽定前，相關部門簽署意見書，合同執行過程中，與對方的通信函、傳真、執行單據、驗收報告書等作為合同附件一並交由財務存檔保管。
4、簽訂合同時若采用傳真方式簽訂的，應將傳真件複印後，我方單位在複印件上簽字，傳真件作為備查資料留存財務。
5、所有合同移交財務室時，應辦理相關移交手續，移交雙方在合同收件薄中簽字，合同收件薄由財務室製定，采取訂本編號式。
6、合同借用時應在財務室辦理借用手續。
7、本酒店合同屬於酒店資料，各部門負有保密責任，任何人不得複印、轉借他人閱讀，各部門隻能查閱本部門業務範圍內的合同，若借閱其他部門合同需經分管領導或總經理批示，方可借閱，部門或個人違反此條規定按有關酒店保密原則進行處理。
8、每份合同執行完畢後，部門應將複印件交回財務室並辦理手續。
9、財務室定期對合同清理，凡執行完畢的合同，應將原件、傳真件、部門簽署意見書、執行憑單一並歸檔，並建立檔案目錄，以便查閱，檔案保密期限按相關會計製度執行。
10、本酒店合同原件上、複印件等均由專人保管(部門、財務室均由專人保管)，保管人工作變動或離崗時，應辦理相關合同移交手續，由部門負責人負責監交。

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