某部門會議信息化管理規定(doc 7頁)

某部門會議信息化管理規定目錄：
1 目的
2 適用範圍
3 引用文件
4 規定要求
5 記錄

某部門會議信息化管理規定內容提要：
1) 各部門經理對本部門全員設備管理工作及部門現有設備狀況、設備使用情況進行分析，找出存在的問題及原因，提出改進部門設備管理工作設想；
2) 工程部總工程師對賓館重要設備的使用、保養與管理進行技術分析和運行成本分析；
3) 工程部經理報告賓館設施設備現狀和應急準備與響應情況，分析開展賓館全員設備管理工作達標情況，通報有關職能部門對設備使用、保養、管理檢查與考核情況，提出需整改要求和有關指導性意見；
4) 副總經理對賓館半年設施設備運行狀況進行講評，提出全員設備管理工作要求。
4.8.4 工程部負責會議記錄，並在會後二日內形成《設備管理工作會議紀要》，呈報副總經理簽批，總經辦負責通過“OA”係統電子公告欄及電子郵件將《設備管理工作會議紀要》傳遞至各部門。
4.9 經營分析會
4.9.1 會議不定期召開。
4.9.2會議由總經理或總經理委托其他賓館領導主持。各相關部門經理參加，會議召集部門為總經理辦公室。
4.9.3會議主要研討賓館的一些重大經營活動的組織、安排；分析市場動向及顧客需求；調整經營決策及進行新的經營項目的開發和產品的優化組合，以適應賓客需要和市場變化，控掘潛力，最大限度的提高效益。
4.9.4總經辦負責會議記錄，必要時，形成會議紀要，呈報總經理或委托主持人簽批，總經辦負責將會議紀要通過“OA”係統電子公告欄及電子郵件傳遞至各部門。
4.10 內審會議
4.10.1首次會議
1）會議依據內審計劃時間安排召開。
2）會議由管理者代者/審核組長主持，審核組成員與受審核部門管理人員參加。
3）會議議題：由審核組長宣布審核的目的和範圍，確定審核實施的具體安排。
4）總經辦/審核組長負責安排會議記錄。
4.10.2審核組會議
1）審核末次會議之前召開。
2）會議由審核組長召集並主持，審核組人員參加。
3）會議議題：將所有審核的觀察結果編成文件並進行複查和整理，以確定不符合項並提出報告。
4）審核組長負責會議記錄的安排。
4.10.3 末次會議
1）末次會議在現場審核結束時依據內審計劃時間安排召開。
2）會議由管理者代表/審核組長召集，審核組成員與受審核部門管理人員及關人員參加。
2）會議議題：介紹審核觀察結果，使審核部門理解審核結論，主要有
a.重申審核的目的和範圍；
b.強調審核的局限性（抽樣）；
c.說明發現的不符合項；
d.宣布審核結論；
e.提出糾正、預防措施的要求。
3）審核組長/總經辦負責安排會議記錄。
4）形成內部審核報告。
4.11 評審會議
4.11.1 每年十二月份召開，必要時，經總經理批準增加。
4.11.2 會議由最高管理者主持，中層以上管理人員參加。
4.11.3 會議議題：對該年度管理體係運行情況進行評審。
4.11.4 總經理辦公室負責記錄。
4.11.5形成管理評審報告。
4.12 行業管理會議
4.12.1 會議主要指受賓館委派或代表企業參加賓館以外的各類專題會議，例：華龍集團會議、公安消防會議、旅遊促銷會議、營銷工作交流會等。
4.12.2 參加會議的代表負責做好會議記錄，整理會議紀要，回館後及時向賓館分管領導彙報會議精神。
4.12.3 會議資料和整理後的會議紀要由參會代表按QB00-04《文件和資料控製程序》要求，交由總經辦檔案室識別、處理。
4.12.4 總經辦負責行業管理會議信息管理，區別有效信息。必要時，利用書麵、計算機網絡、電話等形式將會議信息傳遞至相關部門經理。
4.13 部門例會
4.13.1 部門為保證管理體係正常運行，明確工作任務及完成管理目標、指標，各部門應根據實際情況，分別製定本部門例會製度。
4.13.2 會議由部門經理定期組織，部門領班以上管理人員參加。
4.13.3 會議內容為總結、研討部門管理體係運行情況，傳達貫徹賓館下達的各項決議、決定、有關製度規定和會議精神，布置本部門各項工作。
4.13.4 部門布置各項工作時，要特別注意明確要求應符合賓館管理體係要求。
4.14 會議管理
4.14.1 各次會議精神（含《會議紀要》）由部門經理傳達到部門領班以上的管理人員，必要時，傳達到員工。
4.14.2各類會議《紀要》除會議召集部門提出要求允許書麵打印外，其餘部門一律在“OA”係統電子公告欄上共享。
4.14.3部門經理因故不能或及時參加會議，需在會議召開15分鍾前向主持會議的賓館領導書麵請假，並委派當日主持部門工作的管理人員參加，同時向總經辦備案。
4.14.4 各類會議實行簽到製。

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