合同條款實務(doc 17頁)

合同條款實務內容提要：
背景介紹:
合同的當事人保留幾份合同看似簡單但在實際工作中卻一點都大意不得。我們都知道有一句耳熟能詳的話：“以事實為依據，以法律為準繩”，但是當你提出你和對方當事人有合同所約定的權利義務關係時，試想你用什麼來證明這種法律關係的存在？“空口無憑”其實指的就是不能僅僅依靠口頭表示來證明想要證明的事實存在；“真憑實據”則是指把雙方協商一致的約定通過訂立書麵的合同，以有形承載當事人所確定的權利義務關係的紙質物質來對雙方協商的事項加以固定和保留，以便讓第三人通過這種有形物質一下就能確定和明了雙方的合同履行目的和彼此的責權利分配。假如一方當事人在合同訂立後不小心丟失了合同的原件，並且又隻保留了一份原件，試想其如何通過合同維護合法權益？到法院去打官司沒有合同很有可能被法院裁定不予受理或駁回起訴。即使法院能夠受理，我國法律亦明確規定沒有原件的複印件，在沒有其他證據佐證的情況下，人民法院一般是不予采信的。所以，保存好合同原件並且多預留幾份合同原件是當事人訂立合同後應當做的第一件事情。

解決之道:
毫不誇張地說，對於合同的保管要像保管人民幣一樣認真和小心翼翼。合同的履行是實現合同目的的手段，沒有了規範雙方權利義務關係的約定文件，必將置自己於十分不利的境地。因此，首先要建立健全規範的合同保管製度，原件存檔，複印件備查，專人負責，製定合同查詢或者提取的權限製度，確保原件不丟失；同時，在訂立合同時應當約定合同一式多份，雙方各多保留幾份，這幾份合同具有同等的法律效力。如此，按照正常的合同使用和流轉情況，行政部門保留一份原件存檔，財務部門保留一份原件用於財務結算，其他的可以根據公司的經營規模以及自身的管理製度來確定（比如審計部門保留一份原件用以監督檢查合同的執行情況等）。因此，當事人在訂立合同時至少應當保留兩份合同原件，萬一不慎丟失一份合同原件時，還有另一份合同原件可以補充救急。

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